Політика конфіденційності
Як Active Doc обробляє персональні дані
Редакція від 6 жовтня 2026 року.
Коротко.
Ми зберігаємо лише те, без чого документообіг не працює: дані з сертифіката вашого ключа (ім'я, РНОКПП, організація), ваші документи з підписами і журнал дій із ними.
Ваш ключ і пароль до нас не потрапляють — підпис робиться у вашому браузері. Зміст документів ми не читаємо. Реклами, аналітики, продажу даних немає.
Дані лежать у дата-центрі в Нідерландах (ЄС), резервні копії зашифровані. Отримати копію своїх даних, виправити чи видалити їх — напишіть на info@aktiv.in.ua.
1. Хто обробляє дані
Ваші персональні дані обробляє фізична особа-підприємець Чухін Сергій Володимирович (Україна; місце реєстрації: м. Покров, Дніпропетровська обл.), який надає сервіс Active Doc за адресою doc.aktiv.in.ua і визначає, які дані для нього потрібні й навіщо (далі — «ми»). Звертатися: info@aktiv.in.ua.
Зміст документів, які ви завантажуєте, — дані вашої організації: вона вирішує, що в них і кому їх надсилати. Ми тут розпорядник: обробляємо їх лише за її дорученням і лише для надання сервісу (публічна оферта, розділ 7).
Ця політика діє відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».
2. Які дані, навіщо й на якій підставі
| Дані | Звідки | Навіщо | Підстава |
|---|---|---|---|
| Ім'я, РНОКПП, посада, назва й код ЄДРПОУ організації; видавець, серійний номер і строк дії сертифіката | сертифікат вашого ключа — коли ви підписуєте документ, створюєте кабінет чи входите ключем | показати сторонам документа, хто підписав; перевірити підпис; створити кабінет і впізнавати вас під час входу ключем | договір (оферта); для створення кабінету — ще й ваша згода |
| Підпис (файл підпису разом із сертифікатом) | ваш браузер, коли ви підписуєте | доказ підписання; входить в архів документа | договір; законний інтерес сторін документа |
| Обліковий запис: ім'я, логін, пароль (лише у вигляді незворотного відбитка), налаштування двофакторного входу, організації, учасником яких ви є | ви або сервіс під час створення кабінету | вхід і права доступу | договір |
| Документи, які ви завантажуєте, і дані в них | ви | зберігання, передача отримувачу, перевірка підпису й антивірусна перевірка | договір; щодо змісту — ми розпорядник вашої організації |
| Дані отримувача, які вказує відправник: назва, код ЄДРПОУ чи РНОКПП, адреса електронної пошти | відправник документа | доставити документ у кабінет отримувача або надіслати йому лист із посиланням | договір із відправником; законний інтерес отримувача отримати документ |
| Журнал документа: хто, коли й з якої IP-адреси переглянув, підписав, відхилив чи надіслав документ | сервіс | доказ того, що відбувалося з документом | законний інтерес сторін документа |
| Технічні журнали сервера: IP-адреса, час, адреса сторінки, браузер | сервіс | безпека, захист від підбору паролів і зловживань, усунення збоїв | законний інтерес |
Cookie: лише вхід у кабінет (session_id, до 7 днів) |
сервіс | щоб ви лишалися в кабінеті між сторінками | технічно необхідне для надання послуги |
Ми не використовуємо рекламних чи аналітичних cookie й лічильників, не складаємо профілів і не продаємо даних. На сторінках сайту, крім кабінету, cookie немає взагалі.
3. Хто ще бачить дані
- Інша сторона документа бачить документ, підписи (ім'я, посаду, організацію й РНОКПП підписувача, як у будь-якому підписі) і журнал документа. Без цього документообіг неможливий.
- Oracle (Oracle Cloud Infrastructure) — дата-центр у Нідерландах (ЄС), де працює сервер і зберігаються резервні копії. Копії поза основним сервером зашифровані нашим ключем — Oracle їх не прочитає.
- Resend (США) — поштовий сервіс, через який ідуть листи отримувачам документів, і лише тоді, коли відправник указав адресу отримувача: адреса, тема й текст листа з посиланням на документ.
- ЦСК, який видав ваш ключ: під час підпису сервіс через наш сервер запитує в нього ваш сертифікат і позначку часу. Передаються ідентифікатор ключа й відбиток документа — не сам документ і не ключ.
- Anthropic (США) — розробник програмного асистента на основі штучного інтелекту, з допомогою якого ми обслуговуємо сервер. Службові дані (записи журналів, назви організацій) асистент може побачити лише під час конкретного обслуговування; зміст документів йому не передається.
- Органи влади — лише на вимогу, передбачену законом (наприклад, ухвала суду).
Нідерланди — держава-учасниця Конвенції Ради Європи про захист осіб у зв'язку з автоматизованою обробкою персональних даних. До США дані потрапляють лише в обсязі, потрібному для дії, яку запустили ви (лист отримувачу), або для обслуговування сервісу.
4. Як захищено
- з'єднання з сервісом — лише зашифроване (HTTPS);
- документ після першого підпису не змінюється; записи журналу скріплені ланцюжком відбитків — непомітно змінити їх неможливо;
- вхід ключем або паролем із двофакторним кодом, обмеження спроб входу, антивірусна перевірка файлів;
- резервні копії — щодня, зашифровані, зокрема поза основним сервером;
- доступ до сервера маємо лише ми.
5. Скільки зберігаємо
| Дані | Строк |
|---|---|
| Документи, підписи, журнали документів | поки існує кабінет хоча б однієї сторони документа |
| Обліковий запис | до закриття кабінету; після закриття — видаляється або знеособлюється протягом 30 днів (крім даних у підписах і журналах документів, які лишаються в іншої сторони) |
| Технічні журнали сервера | не довше 15 днів |
| Журнал поштового сервера (адреса отримувача, час, результат доставки) | не довше 35 днів |
| Резервні копії | не довше 15 днів — видалене зникає з них із їх оновленням |
| Рахунки й акти (платні тарифи) | протягом строків, установлених податковим законодавством |
6. Ваші права
Відповідно до статті 8 Закону України «Про захист персональних даних» ви можете:
- знати, які ваші дані ми обробляємо, навіщо й кому передаємо;
- отримати доступ до них і їх копію;
- вимагати виправлення неточних даних і видалення тих, що обробляються незаконно або вже не потрібні;
- заперечити проти обробки й відкликати згоду — тоді ми закриємо ваш кабінет;
- звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини (ombudsman.gov.ua) або до суду.
Напишіть на info@aktiv.in.ua. Щоб переконатися, що звертаєтеся саме ви, ми можемо попросити підписати звернення вашим ключем. Відповідаємо протягом 30 календарних днів.
Одне обмеження: дані з вашого підпису на документі, який ви підписали з іншою стороною, ми не видаляємо на вимогу лише однієї сторони — підпис є частиною документа іншої сторони й доказом для неї.
7. Зміни політики
Нову редакцію ми публікуємо на цій сторінці з датою; про істотні зміни повідомимо в кабінеті.